La Compagnie Fiduciaire de Management et d'Audit (COFIMA), dont la création remonte à 2000 et qui est inscrit à l'Ordre des Experts-Comptables et Comptables Agréés du Bénin (OECCA-Bénin) sous le numéro matricule 008-SE, ainsi qu'autorisé pour le traitement des données personnelles par l'Autorité de Protection des Données Personnelles (APDP) sous le numéro d'extrait [À COMPLÉTER], est une société à responsabilité limitée spécialisée dans l'audit, l'expertise comptable, le conseil en management et la gestion fiduciaire, avec son siège social sis à Cotonou, C/2197 Immeuble Luca Pacioli, Kouhounou, Bénin, Tél : +229 01 21 38 26 24 ; représentée par son Gérant Jean-Claude AVANDE, procède à la collecte et au traitement de données à caractère personnel dans le cadre de ses missions professionnelles, ce qui inclut les Données à caractère personnel des personnes qui consultent le site web www.cofima.cc (le « Site »).
La collecte et le traitement de vos données à caractère personnel s'effectuent dans le respect du livre cinquième du Code du Numérique afin de satisfaire à vos attentes et à vos sollicitations.
Le présent document est fourni à titre informatif et vise à clarifier les règles et les engagements du Cabinet COFIMA en matière de protection des Données à caractère personnel.
Il a notamment pour vocation de vous éclairer sur :
Cette politique s'applique à l'ensemble des outils numériques du Cabinet COFIMA, indépendamment de leur forme (site internet, application mobile et espaces sécurisés).
Il convient d'indiquer que le Cabinet COFIMA ne manipule pas de données qualifiées de sensibles telles que des données à caractère personnel révélant l'origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou l'appartenance syndicale, de données génétiques, de données biométriques aux fins d'identifier une personne physique de manière unique, de données concernant la santé, la vie sexuelle ou l'orientation sexuelle d'une personne physique, ni des données à caractère personnel relatives aux condamnations pénales et aux infractions puisqu'elles ne correspondent pas à l'activité du Cabinet COFIMA, et ne servent à aucun objectif des opérations de traitement de l'entreprise.
Chaque terme débutant par une majuscule possède la signification qui lui est attribuée ci-après :
Conformément à l'article 1er du Code du Numérique, la Compagnie Fiduciaire de Management et d'Audit (ci-après « COFIMA », sise à Cotonou, C/2197 Immeuble Luca Pacioli, Kouhounou, Tél : +229 01 21 38 26 24 ; représenté par son Gérant Jean-Claude AVANDE), est qualifié d'entité responsable du traitement.
Le Cabinet COFIMA a désigné et notifié à l'Autorité de Protection des Données Personnelles (APDP) un délégué à la protection des données personnelles (ci-après « Délégué »).
Pour toute interrogation relative à l'opération de traitement de vos données personnelles ainsi que pour l'exercice de vos prérogatives, vous pouvez joindre notre délégué à l'adresse mail suivante : dpo@cofima.cc.
Les données à caractère personnel qui pourraient être collectées et traitées dans le cadre de la présente politique sont :
| Catégorie de données | Données collectées |
|---|---|
| État civil ; données d'identification | Nom, prénom, adresse postale, adresse électronique, numéro de téléphone, copie de pièce d'identité (lorsque requis), signature. |
| Vie professionnelle | Dénomination sociale, adresse mail, statut professionnel, Numéro d'affiliation CNSS, Salaire, Nombre de jour de travail, Diplôme, CV, dossier du personnel, données relatives aux missions confiées. |
| Données financières | Numéro de contrat, conditions de prestation, facturation, historique des paiements, salaire et honoraires. |
| Données de localisation | Adresse physique |
| Données de connexion | Adresse IP, logs de connexion |
Certaines données à caractère personnel seront traitées au cas par cas.
Si des données supplémentaires vous sont sollicitées par le Cabinet COFIMA, elle vous signalera explicitement la nécessité de recueillir ces données à caractère personnel pour l'accomplissement du service. Les données à caractère personnel sont recueillies directement auprès de vous et ne sont utilisées que pour les objectifs qui vous ont été explicitement indiqués.
En effet, dans l'hypothèse où vous nous transmettriez des données supplémentaires et optionnelles à celles énumérées ci-dessus, le Cabinet COFIMA s'engage à ne les utiliser que dans la mesure où elles seraient absolument indispensables à l'exécution du service requis.
Certains services peuvent être accessibles à des mineurs. Dans cette situation, les mineurs âgés de moins de 16 ans doivent obtenir l'accord de leurs parents ou tuteurs légaux.
Les outils numériques et physiques du Cabinet COFIMA intègrent dès les phases initiales des projets la protection des données à caractère personnel.
Le Cabinet s'engage à intégrer la protection de vos Données à caractère personnel et de votre intimité dès la conception des services qui vous sont offerts, favorisant ainsi une réduction des risques liés à un non-respect de l'opération de traitement des données à caractère personnel.
De ce fait, des mesures techniques et organisationnelles adaptées à l'opération de traitement des données à caractère personnel sont adoptées en fonction de l'objectif visé par le Cabinet dans l'opération de traitement prévue.
L'application de ce principe permet donc de déployer des mesures anticipatives visant à restreindre les risques pour les données à caractère personnel.
Les outils numériques et physiques du Cabinet COFIMA garantissent par défaut le niveau optimal de protection des données à caractère personnel.
Le Cabinet COFIMA déploie des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin d'assurer que par défaut, seules les données à caractère personnel indispensables à l'objectif poursuivi sont manipulées traitées.
Les Données à caractère personnel sont recueillies pour les exigences des activités du Cabinet COFIMA telles que les missions d'audit, les expertises comptables, les conseils en gestion, l'optimisation des actions de prospection et de communication du Cabinet et une adaptation plus fine des services du Cabinet aux attentes des clients, pour le respect des contraintes déclaratives prévues par la loi, et d'autres activités analogues.
En toute hypothèse, le Cabinet COFIMA s'engage à ne recueillir que des données strictement indispensables lors :
Le Cabinet COFIMA s'appuie sur les fondements juridiques suivants pour pouvoir exploiter les données à caractère personnel
Le fondement juridique de l'opération de traitement des données à caractère personnel des clients qui sont recueillies est l'exécution d'un contrat de prestation entre les parties.
Le respect des obligations légales incluses dans le Code du Numérique et l'ensemble des textes législatifs s'impose au Cabinet COFIMA. Dans ce cadre, l'opération de traitement, la rétention et la transmission éventuelle à l'Autorité compétente de vos données à caractère personnel respectent les obligations légales et réglementaires et permettent au Cabinet de s'acquitter de ses devoirs en la matière.
Pour les objectifs suivants, le fondement juridique de l'opération de traitement des données à caractère personnel de l'utilisateur sera le consentement de ce dernier, dans l'hypothèse où il l'aurait accordé :
Le retrait du consentement pour ces opérations de traitement de la part de l'utilisateur n'affectera pas l'exécution des accords conclus par la personne concernée directement avec le Cabinet COFIMA ou via une personne morale dans le cadre d'un contrat collectif obligatoire ou optionnel.
Pour les objectifs suivants, le fondement juridique de l'opération de traitement des Données à caractère personnel de l'utilisateur sera l'intérêt légitime de COFIMA :
La durée de conservation de vos données à caractère personnel dépend du service concerné. Il est de :
Le Cabinet COFIMA s'engage à ne pas conserver vos données à caractère personnel au-delà de la durée nécessaire à la fourniture du service, et donc à votre utilisation du service, augmentée de la durée de conservation imposée par les règles applicables en matière de prescription légale.
Le Cabinet COFIMA s'engage à adopter toutes les mesures pour garantir la sécurité et la confidentialité des données à caractère personnel et en particulier pour éviter qu'elles ne soient altérées, supprimées ou consultées par des tiers non autorisés.
Le Cabinet COFIMA perfectionne en continu ses protocoles de sécurité au rythme des avancées technologiques afin de préserver un niveau de protection maximal. Notre équipe et celle de nos prestataires externes ayant accès aux données personnelles sont astreints contractuellement à une obligation de confidentialité.
Par ailleurs, en cas d'incident de sécurité impactant vos données à caractère personnel (destruction, perte, altération ou diffusion), le Cabinet COFIMA veillera à honorer l'obligation de notification des incidents de sécurité des Données à caractère personnel, notamment à l'Autorité de Protection des Données Personnelles (APDP).
Les données à caractère personnel collectées sont principalement destinées au Cabinet COFIMA, dans le cadre strict de ses missions professionnelles.
Selon les finalités du traitement, vos données peuvent également faire l'objet d'un partage :
Dans tous les cas, le Cabinet COFIMA veille à ce que seules les données strictement nécessaires soient partagées, et s'assure que chaque destinataire respecte un niveau de protection adapté à la nature des données transmises.
Le Cabinet COFIMA réalise l'ensemble des opérations de traitement de vos données à caractère personnel sur le territoire du Bénin.
Toutefois, pour certaines missions spécifiques notamment les audits internationaux, les expertises transfrontalières ou les échanges avec les correspondants internationaux, il peut faire appel à des prestataires externes établis hors du Bénin et de la CEDEAO et ne présentant pas des garanties adéquates de protection.
Certaines données à caractère personnel peuvent alors leur être communiquées pour les stricts besoins de leurs missions. Dans ce cas, conformément à la règlementation en vigueur, le Cabinet COFIMA obtient de l'Autorité de Protection des Données Personnelles une autorisation de transfert et/ou exige de leurs sous-traitants qu'ils fournissent les garanties nécessaires à l'encadrement et à la sécurisation de ces transferts, notamment par la signature de clauses contractuelles types ou la production des Accords Contraignants d'Entreprises.
Vous disposez à tout moment de la faculté d'exercer auprès de COFIMA les droits prévus par la réglementation en vigueur applicable en matière de données à caractère personnel, sous réserve d'en remplir les conditions :
Lors de l'inscription d'un service ou du recueil de vos données à caractère personnel, il vous est indiqué l'adresse (postale et/ou électronique) à laquelle envoyer votre demande d'exercice de vos droits dont nous vous joignons un modèle en annexe de la présente politique.
Toute demande doit être datée, signée et accompagnée d'un justificatif d'identité.
Le Cabinet COFIMA s'engage à répondre à vos demandes d'exercice de vos droits dans les meilleurs délais et en tout état de cause dans le respect des délais légaux. Étant précisé que l'exercice du droit demandé ne doit pas nuire à l'exécution de votre contrat ou au respect des obligations légales et réglementaires qui s'imposent.
Le Cabinet COFIMA se conforme à ses obligations en matière de protection, la sécurité et la confidentialité des données à caractère personnel de ses adhérents et a désigné un Délégué à la Protection des Données.
Vous pouvez contacter le Délégué à la Protection des Données de la manière suivante :
Ainsi, le Cabinet COFIMA s'engage à répondre à votre demande de communication et d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, de portabilité et d'opposition ou toute autre demande complémentaire d'informations dans un délai raisonnable qui ne saurait dépasser deux mois à compter de la réception de votre demande. Au besoin, ce délai pourrait être prolongé de deux mois en cas de complexité et/ou d'un nombre important de demandes.
Par ailleurs, vous conservez la possibilité d'introduire une réclamation auprès de l'APDP en adressant vos demandes sur le site : https://service.apdp.bj/mise_en_conformite/procedures
Conformément aux dispositions du Livre 5ème du Code du numérique, vous bénéficiez de plusieurs droits sur vos données à caractère personnel, ainsi que sur le traitement de celles-ci. Voici comment exercer l'ensemble des droits qui vous sont octroyés :
Afin que votre demande d'accès à vos données à caractère personnel et votre demande de rectification de vos données à caractère personnel soient prises en compte, vous devez faire parvenir les éléments nécessaires à la justification de votre identité, à savoir un justificatif d'identité en cours de validité.
Pour exercer l'un des droits ci-dessus, contactez notre Délégué à la Protection des Données en précisant votre nom, vos coordonnées, le droit concerné et, le cas échéant, les données visées par votre demande.
Contacter le DPOUn cookie est un petit fichier déposé sur votre appareil lors de la visite d'un site internet. Il permet notamment de faire fonctionner correctement le site, de mémoriser vos préférences ou de mesurer sa fréquentation.
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